Interviews met slachtoffers, getuigen en betrokkenen

## Wat speelt hier Na een ongeval, bijna-ongeval of ander veiligheidsincident is het gesprek met de betrokkene, ooggetuigen en direct leidinggevenden vaak de belangrijkste informatiebron om te achterhalen wat er werkelijk is gebeurd. Dit speelt bij elk incident: een val van een ladder, een aanrijding met een heftruck, een uitglijder op een natte vloer, een bekneld raken bij een machine, maar ook bij meldingen van agressie, ongewenst gedrag of een chemische blootstelling. Op de werkplek gebeurt dit meestal onder tijdsdruk, direct na de gebeurtenis, terwijl emoties hoog kunnen oplopen en het slachtoffer soms nog medische zorg nodig heeft. Het risico dat de organisatie moet beheersen zit op twee niveaus. Ten eerste het risico dat het interview zelf onzorgvuldig of ondeskundig wordt uitgevoerd, waardoor feiten verloren gaan, verklaringen elkaar tegenspreken of het slachtoffer zich niet veilig voelt om open te spreken. Dit leidt tot een onvolledig beeld van de oorzaak, waardoor de echte risicofactor niet wordt weggenomen en het incident zich kan herhalen. Ten tweede het risico dat betrokkenen door de manier van bevragen extra belast raken: leidende vragen, een verhoor-achtige sfeer of het ontbreken van nazorg kan de impact van het incident vergroten in plaats van verkleinen. In de praktijk gaat dit vaak mis omdat leidinggevenden of preventiemedewerkers niet getraind zijn in het afnemen van dit type gesprek, of omdat de organisatie geen vaste werkwijze heeft en het interview daardoor per keer anders en willekeurig wordt uitgevoerd. ## Wat u moet doen - Richt een vaste procedure in voor het afnemen van interviews na een incident, inclusief wie het gesprek voert en binnen welke termijn. - Zorg dat het slachtoffer eerst medische zorg en rust krijgt voordat een uitgebreid gesprek plaatsvindt. - Bepaal vooraf welke functionaris(sen) bevoegd zijn om interviews af te nemen, gescheiden van wie het incident zelf heeft veroorzaakt of erbij betrokken was. - Leg vast dat getuigen apart en zo snel mogelijk na het incident worden gehoord, om onderlinge beïnvloeding te voorkomen. - Gebruik een vast gespreksformat met open, niet-sturende vragen en leg dit format schriftelijk vast als hulpmiddel voor de interviewer. - Instrueer leidinggevenden en preventiemedewerkers in gesprekstechniek, bejegening en het onderscheid tussen feiten en interpretaties. - Leg elk interview schriftelijk vast, laat de verklaring waar mogelijk aftekenen door de betrokkene, en bewaar deze bij het incidentdossier. - Controleer periodiek of de procedure daadwerkelijk wordt gevolgd en of interviews tijdig en volledig zijn vastgelegd. ## Toetsbare aspecten - **Procedure interviews vastgelegd** — er is een schriftelijke werkwijze voor het horen van slachtoffers, getuigen en betrokkenen na een incident. Bewijs: procedure of protocol incidentonderzoek. Frequentie: jaarlijks geactualiseerd. - **Bevoegde interviewer aangewezen** — vastgelegd is wie interviews mag afnemen en dat deze persoon niet zelf betrokken is bij het incident. Bewijs: functieomschrijving of aanwijzingsbesluit. Frequentie: bij wijziging van rol of personeel. - **Training gespreksvoering aanwezig** — leidinggevenden en preventiemedewerkers hebben instructie of training gehad in het afnemen van incidentinterviews. Bewijs: trainingsregistratie of certificaat. Frequentie: bij indiensttreding en periodieke opfrissing. - **Interviewformat beschikbaar** — er is een vast format met vragen voor slachtoffer- en getuigengesprekken. Bewijs: standaardformulier of checklist. Frequentie: gecontroleerd bij elke actualisatie van de meldprocedure. - **Vastlegging per incident** — van elk interview bestaat een schriftelijk verslag met datum, naam en ondertekening van de betrokkene. Bewijs: incidentdossier met interviewverslagen. Frequentie: per incident, direct na afname. - **Termijn tussen incident en interview** — interviews vinden zo snel mogelijk na het incident plaats, met vastgelegde datum en tijdstip. Bewijs: tijdregistratie in het incidentdossier. Frequentie: per incident. - **Gescheiden horen van getuigen** — getuigen zijn afzonderlijk gehoord, niet gezamenlijk. Bewijs: aparte verslagen per getuige met tijdstip. Frequentie: per incident. - **Opvolging en koppeling naar maatregelen** — uit de interviews blijkt een concrete oorzaakanalyse die is gekoppeld aan een genomen of geplande maatregel. Bewijs: incidentrapportage met actielijst. Frequentie: per incident, met periodieke steekproef. - **Nazorg voor betrokkenen geregeld** — vastgelegd is hoe slachtoffers en getuigen na het gesprek worden opgevangen of doorverwezen. Bewijs: nazorgprotocol of aantekening in het dossier. Frequentie: per incident. ## Veelvoorkomende knelpunten - De procedure staat op papier, maar in de praktijk wordt na een incident vooral mondeling en informeel gesproken zonder verslaglegging. - Interviews worden pas dagen later afgenomen, waardoor details vervagen en verklaringen minder betrouwbaar worden. - Leidinggevenden zijn nooit getraind in gespreksvoering en stellen onbewust sturende of beschuldigende vragen. - Ingeleend personeel, uitzendkrachten of onderaannemers worden bij een incident niet standaard gehoord, waardoor het beeld onvolledig blijft. - Verslagen worden niet centraal bewaard, waardoor ze bij een inspectie of audit niet snel terug te vinden zijn. - Uit interviews komen wel oorzaken naar voren, maar er volgt geen zichtbare maatregel of terugkoppeling naar de betrokkene. ## Hoe u het borgt De preventiemedewerker of arbo-coördinator bewaakt of interviews conform de procedure worden afgenomen en of verslagen tijdig in het incidentdossier terechtkomen. Bij elke incidentevaluatie, en minimaal jaarlijks bij de bredere evaluatie van de meldprocedure, wordt gecontroleerd of gesprekken volledig, tijdig en zonder sturing zijn gevoerd, en wordt de werkwijze bijgesteld als daaruit knelpunten blijken. Nieuwe leidinggevenden en preventiemedewerkers krijgen de gespreksinstructie als vast onderdeel van hun inwerkprogramma, en afspraken met uitzendbureaus en onderaannemers borgen dat ook ingeleend personeel bij een incident wordt gehoord en meegenomen in het dossier. Zo blijft het interviewproces een vast, aantoonbaar onderdeel van elk incidentonderzoek in plaats van een losse, situationele handeling.

Risico's