CE-markering, conformiteitsverklaring en technische documentatie

## Wat speelt hier # Wat speelt hier Persoonlijke beschermingsmiddelen mogen alleen worden ingezet als vaststaat dat ze doen wat ze moeten doen: bescherming bieden tegen het risico waarvoor ze zijn aangeschaft. Die zekerheid ontstaat door de CE-markering, de bijbehorende conformiteitsverklaring en de technische documentatie van de fabrikant. Dit speelt overal waar medewerkers of ingeleend personeel beschermingsmiddelen dragen: veiligheidshelmen, gehoorbescherming, adembescherming, valbeveiliging, handschoenen tegen chemicaliën of snijgevaar, en beschermende kleding. Het risico zit niet in het beschermingsmiddel zelf, maar in het ontbreken van bewijs dat het middel geschikt is. Een helm zonder geldige CE-markering, een gebruiksaanwijzing die niet in het Nederlands beschikbaar is, of handschoenen waarvan niemand meer weet tegen welke stoffen ze beschermen: in de praktijk wordt dan beschermingsmateriaal ingezet op vertrouwen in plaats van op onderbouwing. Dat risico wordt groter naarmate de inkoop versnipperd is, bijvoorbeeld wanneer leidinggevenden zelf spullen bestellen buiten de vaste leverancier om, of wanneer beschermingsmiddelen via internet of buitenlandse kanalen binnenkomen zonder dat iemand de documentatie controleert. Een derde situatie is het gebruik van beschermingsmiddelen buiten de bestemming waarvoor ze zijn goedgekeurd, bijvoorbeeld ademhalingsbescherming die is gecertificeerd voor stofdeeltjes maar wordt ingezet bij dampen. Zonder toegankelijke technische documentatie en gebruiksaanwijzing van de fabrikant is dit voor de organisatie zelf vaak niet meer te herleiden op het moment dat het ertoe doet. ## Wat u moet doen - Breng in kaart voor welke risico's persoonlijke beschermingsmiddelen worden ingezet en welke typen middelen daarbij horen. - Kies bij voorkeur beschermingsmiddelen waarvan de fabrikant volledige documentatie standaard meelevert, zodat borging niet afhankelijk is van eigen naspeuringswerk. - Richt de inkoop zo in dat beschermingsmiddelen alleen via een vast, gecontroleerd kanaal worden besteld. - Leg per type beschermingsmiddel vast: CE-markering aanwezig, conformiteitsverklaring van de fabrikant, en de Nederlandstalige gebruiksaanwijzing. - Instrueer leidinggevenden en inkopers over wat zij moeten controleren voordat een nieuw beschermingsmiddel in gebruik wordt genomen. - Instrueer gebruikers over het juiste gebruik, de beperkingen en de vervangingstermijn van het middel, gebaseerd op de fabrieksdocumentatie. - Controleer periodiek of de documentatie van in gebruik zijnde middelen nog aanwezig en actueel is. - Verwijder middelen zonder aantoonbare CE-status direct uit gebruik totdat de documentatie alsnog beschikbaar is. ## Toetsbare aspecten - **CE-markering op het middel** — de markering is fysiek zichtbaar op het beschermingsmiddel zelf. Bewijs: visuele inspectie van het middel op de werkplek. Frequentie: bij uitgifte en bij periodieke werkplekcontrole. - **Conformiteitsverklaring per type** — voor elk in gebruik zijnd type beschermingsmiddel is een verklaring van de fabrikant aanwezig. Bewijs: dossier met verklaringen per artikelnummer of type. Frequentie: bij aanschaf en jaarlijks gecontroleerd op volledigheid. - **Gebruiksaanwijzing in het Nederlands** — instructies zijn voor de gebruiker leesbaar en begrijpelijk. Bewijs: aanwezige Nederlandstalige handleiding per middel, digitaal of op de werkplek. Frequentie: bij uitgifte gecontroleerd. - **Koppeling middel-risico** — het gekozen beschermingsmiddel past aantoonbaar bij het risico waarvoor het wordt ingezet. Bewijs: vastlegging in de risico-inventarisatie of een aparte PBM-matrix. Frequentie: geactualiseerd bij wijziging van werkzaamheden of stoffen. - **Vast inkoopkanaal** — beschermingsmiddelen worden niet los ingekocht buiten de gecontroleerde route om. Bewijs: inkoopoverzicht of leverancierslijst. Frequentie: steekproefsgewijs gecontroleerd, minimaal jaarlijks. - **Registratie van uitgifte** — vastgelegd is wie welk beschermingsmiddel heeft ontvangen en wanneer. Bewijs: uitgifteregistratie of magazijnadministratie. Frequentie: bij elke uitgifte bijgewerkt. - **Instructie van gebruikers** — medewerkers zijn aantoonbaar geïnstrueerd over correct gebruik en beperkingen van het middel. Bewijs: instructieformulier of toolboxregistratie met handtekening. Frequentie: bij eerste uitgifte en bij wijziging van het middel. - **Periodieke controle op staat en geldigheid** — beschermingsmiddelen worden gecontroleerd op slijtage, houdbaarheid en of de documentatie nog bij het gebruikte model past. Bewijs: inspectieformulier of onderhoudslogboek. Frequentie: volgens het interval dat de fabrikant voorschrijft, minimaal jaarlijks. ## Veelvoorkomende knelpunten - De conformiteitsverklaring staat op papier in een archief, maar niemand op de werkvloer weet dat die bestaat of waar die te vinden is. - Beschermingsmiddelen worden vervangen door een gelijkend model zonder dat de nieuwe documentatie wordt opgevraagd en toegevoegd aan het dossier. - Leidinggevenden zijn niet getraind om CE-markering en conformiteit te herkennen, waardoor twijfelachtige middelen ongemerkt in gebruik blijven. - Ingeleend personeel of onderaannemers gebruiken eigen beschermingsmiddelen waarvan de organisatie geen documentatie heeft en waarop niet wordt gecontroleerd. - Na een incident blijkt dat niemand kan aantonen welk middel op dat moment in gebruik was en of dat middel geschikt was voor het risico. - Documentatie wordt wel bij aanschaf verzameld, maar niet bijgehouden als de fabrikant een update of terugroepactie publiceert. ## Hoe u het borgt De borging ligt bij een aangewezen verantwoordelijke, doorgaans de leidinggevende of preventiemedewerker, die de PBM-documentatie beheert en periodiek controleert of uitgifte, instructie en dossier op elkaar aansluiten. Nieuwe medewerkers en ingeleend personeel worden bij aanvang van de werkzaamheden opgenomen in dezelfde uitgifte- en instructieprocedure als vast personeel, zodat niemand buiten beeld blijft. Afwijkingen die bij controle worden gevonden, zoals ontbrekende documentatie of verouderde middelen, worden met een concrete termijn opgevolgd en pas afgesloten als het bewijsstuk daadwerkelijk in het dossier zit. Zo blijft aantoonbaar dat elk beschermingsmiddel dat wordt gedragen, ook daadwerkelijk beschermt tegen het risico waarvoor het is gekocht.

Risico's

• Beschermingsbereik van PBM is niet aantoonbaar — De werkgever moet vóór de keuze van een persoonlijk beschermingsmiddel beoordelen welke niet anders te vermijden gevaren aanwezig zijn en welke beschermende kenmerken het middel daarvoor nodig heeft. Als het beschermingsbereik niet uit de conformiteitsverklaring, technische documentatie en gebruiksinformatie kan worden herleid, is niet aantoonbaar dat het PBM geschikt is voor de vastgestelde werksituatie. Dit kan voorkomen bij versnipperde inkoop, buitenlandse webwinkels, ontbrekende productgegevens, onduidelijke typeaanduidingen of een keuze die alleen op prijs en algemene productomschrijving is gebaseerd. Werknemers, uitzendkrachten, stagiairs en anderen die het middel gebruiken, kunnen dan ten onrechte aannemen dat zij voldoende beschermd zijn. Een stoffilter kan bijvoorbeeld worden ingezet waar bescherming tegen dampen nodig is, of een handschoen kan worden gebruikt zonder onderbouwing dat deze tegen de aanwezige belasting beschermt. Ook combinaties van PBM kunnen elkaars werking verminderen. Het ontbreken van aantoonbaarheid maakt bovendien gerichte instructie, onderhoud, vervanging en toezicht moeilijk. Daardoor kan blootstelling of letsel optreden terwijl het PBM ogenschijnlijk correct wordt gedragen. De werkgever moet daarom per taak en gevaar vastleggen welk beschermingsniveau nodig is en dit vóór ingebruikname vergelijken met controleerbare productinformatie.
• Conformiteitsverklaring van PBM ontbreekt of is niet herleidbaar — Een ontbrekende of niet-herleidbare conformiteitsverklaring maakt het onzeker of een persoonlijk beschermingsmiddel volgens de toepasselijke producteisen is beoordeeld en of het bij de geleverde uitvoering hoort. Daardoor kan de werkgever niet betrouwbaar vaststellen dat het middel geschikt is voor het risico, de taak en de gebruiksomstandigheden waarvoor het wordt verstrekt. Dit speelt onder meer bij decentrale inkoop, online bestellingen, buitenlandse leveranciers, vervangende onderdelen, oude voorraden en PBM waarvan verpakking of administratie verloren is gegaan. Ook kan een verklaring aanwezig zijn zonder duidelijke koppeling aan fabrikant, productnaam, type- of modelaanduiding. Werknemers, uitzendkrachten, ingeleend personeel, leerlingen en andere gebruikers kunnen dan vertrouwen op bescherming waarvan de prestaties niet aantoonbaar zijn. Het PBM kan bijvoorbeeld bescherming bieden tegen een ander gevaar of een beperkter toepassingsgebied hebben dan de werkgever veronderstelt. Bij uitblijven van controle kan ongeschikt materiaal in gebruik blijven en kan de beoordeling die voorafgaat aan de keuze van PBM niet deugdelijk worden uitgevoerd. De werkgever moet daarom de herleidbaarheid vóór ingebruikname controleren, afwijkende middelen blokkeren en de uitkomst koppelen aan de RI&E en de vastgelegde PBM-keuze.
• PBM zonder geldige CE-markering in gebruik — Persoonlijke beschermingsmiddelen zonder aantoonbaar geldige CE-markering mogen niet op vertrouwen worden ingezet. De werkgever kan dan onvoldoende vaststellen of het middel volgens de toepasselijke eisen is ontworpen en vervaardigd en of het geschikt is voor het risico uit de RI&E. Dit kan onder meer spelen bij helmen, handschoenen, gehoor- en adembescherming, valbeveiliging en beschermende kleding. Het risico treft eigen werknemers, ingeleende arbeidskrachten en anderen aan wie de werkgever het middel ter beschikking stelt. De onzekerheid ontstaat bijvoorbeeld bij losse internetinkopen, buitenlandse leveringen, ontbrekende productidentificatie, onleesbare markering of een product waarvan de herkomst niet meer is vast te stellen. Een CE-teken alleen is bovendien geen onderbouwing van de geschiktheid voor iedere taak; de keuze moet aansluiten op het vastgestelde gevaar, het vereiste beschermingsniveau en de gebruiksomstandigheden. Zonder controle kunnen werknemers schijnveiligheid ervaren en werkzaamheden uitvoeren waarvoor het middel onvoldoende bescherming biedt. Bij een incident kan dit leiden tot letsel of gezondheidsschade die juist met het PBM had moeten worden voorkomen of beperkt. De werkgever moet daarom eerst risico's bij de bron beheersen en, wanneer PBM noodzakelijk blijven, uitsluitend aantoonbaar conforme en passende middelen selecteren, beschikbaar stellen, onderhouden en tijdig vervangen.
• Technische documentatie van PBM ontbreekt of is ontoegankelijk — Als technische documentatie van persoonlijke beschermingsmiddelen ontbreekt of niet toegankelijk is, kan de werkgever onvoldoende beoordelen of een middel past bij het gevaar, de gebruiker en de omstandigheden. Dit raakt werknemers en ingeleend personeel die bijvoorbeeld adembescherming, valbeveiliging, veiligheidshelmen, gehoorbescherming, handschoenen of beschermende kleding gebruiken. Zonder herleidbare productgegevens, gebruiksinformatie en beperkingen is niet betrouwbaar vast te stellen waartegen het PBM beschermt, hoe onderdelen gecombineerd mogen worden, wanneer vervanging nodig is en welke controles of onderhoudshandelingen vereist zijn. Daardoor kan een op het oog deugdelijk middel buiten zijn beschermingsbereik worden ingezet, bijvoorbeeld een deeltjesfilter bij dampen of chemische handschoenen tegen een niet-onderbouwde stof. Het risico neemt toe bij versnipperde inkoop, buitenlandse of online leveranciers, verschillende productversies, ontbrekende Nederlandse informatie en lokaal opgeslagen bestanden die niet bereikbaar zijn voor gebruikers en toezichthouders. Ook wijzigingen, verlopen onderdelen of onjuiste combinaties kunnen dan onopgemerkt blijven. De werkgever kan hierdoor de wettelijk vereiste beoordeling vóór de keuze van het PBM en de borging van goed gebruik, onderhoud en vervanging niet aantoonbaar uitvoeren. Bij een incident kan het PBM onvoldoende beschermen, met letsel, gezondheidsschade of uitval als gevolg.
• Wijzigingen aan PBM maken de conformiteit onzeker — Persoonlijke beschermingsmiddelen worden soms aangepast om het draagcomfort, de pasvorm of de combinatie met andere uitrusting te verbeteren. Denk aan het boren van gaten in een helm, het inkorten van banden, het vervangen van sluitingen, het aanbrengen van stickers of verf, of het combineren van onderdelen die niet door de fabrikant zijn goedgekeurd. Door zo’n wijziging kan niet meer worden aangenomen dat het PBM nog overeenkomt met het beoordeelde ontwerp en de oorspronkelijke beschermende werking behoudt. De CE-markering en conformiteitsverklaring geven dan niet zonder meer zekerheid over de feitelijk gebruikte uitvoering. Dit raakt werknemers, uitzendkrachten en andere personen die voor hun veiligheid afhankelijk zijn van onder meer hoofd-, ademhalings-, gehoor-, val- of lichaamsbescherming. De werkgever moet vóór de keuze beoordelen of het PBM geschikt is voor de aanwezige gevaren en moet zorgen voor goed functioneren, onderhoud en noodzakelijke vervanging. Zonder wijzigingsbeheer kunnen ongeoorloofde aanpassingen onopgemerkt blijven en kan een middel bij een incident onvoldoende beschermen. Ook kan achteraf niet worden vastgesteld welke uitvoering is gebruikt, wie de wijziging heeft toegestaan en waarop die beslissing berustte. Een gewijzigd PBM wordt daarom niet ingezet zolang de geschiktheid en conformiteit van de gewijzigde uitvoering niet aantoonbaar zijn bevestigd.