Gebruikte, gehuurde, geleende en geïmporteerde arbeidsmiddelen

## Wat speelt hier Niet elk arbeidsmiddel op de werkvloer is nieuw en rechtstreeks van de fabrikant afkomstig. Een tweedehands heftruck, een gehuurde hoogwerker voor een kortlopende klus, een geleende boormachine van een collega-bedrijf of een via internet geïmporteerde machine uit een land buiten de EU: in al deze gevallen weet de organisatie niet uit eerste hand hoe het middel is onderhouden, gebruikt of aangepast. Dat is precies het risico: de herkomst van een arbeidsmiddel mag geen afbreuk doen aan de veiligheid van de gebruiker, maar bij niet-nieuwe of geïmporteerde middelen ontbreekt vaak het overzicht dat bij eigen, nieuw ingekochte apparatuur wel aanwezig is. Dit speelt bijvoorbeeld op de bouwplaats waar materieel wordt gehuurd van een verhuurbedrijf, in de werkplaats waar een tweedehands machine wordt overgenomen van een ander bedrijf, bij projecten waar gereedschap tussen vestigingen of ketenpartners wordt uitgeleend, en bij bedrijven die machines rechtstreeks importeren uit het buitenland zonder tussenkomst van een Nederlandse leverancier. In elk van deze situaties kan een onbekende onderhoudsgeschiedenis, een ontbrekende of onjuiste gebruiksaanwijzing, een afwijkende beveiliging of een ontbrekende CE-markering leiden tot letsel dat bij een goed gecontroleerd nieuw arbeidsmiddel niet zou zijn opgetreden. ## Wat u moet doen - **Breng in kaart** welke arbeidsmiddelen in de organisatie gebruikt, gehuurd, geleend of geïmporteerd zijn, en leg dit vast in een overzicht dat is gekoppeld aan de RI&E. - **Inspecteer elk extern verkregen arbeidsmiddel grondig** voordat het in gebruik wordt genomen, ongeacht wat de leverancier of verhuurder daarover zegt. - **Vraag onderhouds- en keuringsdocumenten op** bij tweedehands en gehuurde middelen en beoordeel deze inhoudelijk voordat u het middel accepteert. - **Controleer bij import** of het arbeidsmiddel is voorzien van een geldige CE-markering, een bijbehorende conformiteitsverklaring en een Nederlandse gebruiksaanwijzing die overeenkomt met het daadwerkelijke exemplaar. - **Leg verantwoordelijkheden vast** met verhuurders, uitleners en importeurs over wie zorgt voor onderhoud, keuring en het verhelpen van gebreken. - **Instrueer gebruikers** over de risico's van het specifieke middel, inclusief afwijkende bediening of beveiligingen ten opzichte van vergelijkbare, nieuwe apparatuur. - **Verhelp afwijkingen** ten opzichte van de geldende veiligheidseisen voordat het middel wordt ingezet, en leg dit vast. - **Actualiseer de RI&E en het plan van aanpak** zodra een nieuw extern verkregen arbeidsmiddel in gebruik wordt genomen. ## Toetsbare aspecten - **Risicobeschrijving in de RI&E** — de RI&E benoemt specifiek de risico's van gebruikte, gehuurde, geleende en geïmporteerde arbeidsmiddelen. Bewijs: RI&E-document met dit onderdeel. Frequentie: bij elke RI&E-actualisatie. - **Ingangscontrole voor gebruik** — elk extern verkregen middel is voor eerste gebruik geïnspecteerd. Bewijs: ingevulde inspectieformulieren per middel. Frequentie: bij elke ontvangst. - **Onderhoudshistorie tweedehands middelen** — beschikbare onderhouds- en keuringsdocumenten zijn opgevraagd en beoordeeld. Bewijs: gearchiveerde documentatie per aangeschaft middel. Frequentie: bij aanschaf. - **Afspraken met verhuurder of uitlener** — schriftelijke afspraken over onderhoud, keuring en aansprakelijkheid zijn vastgelegd. Bewijs: huur- of leenovereenkomst met veiligheidsparagraaf. Frequentie: bij elk contract. - **CE-markering en conformiteit bij import** — geïmporteerde middelen van buiten de EU/EER zijn gecontroleerd op geldige CE-markering en conformiteitsverklaring. Bewijs: conformiteitsverklaring gekoppeld aan het middel. Frequentie: bij elke import. - **Nederlandse gebruiksaanwijzing** — een Nederlandstalige handleiding die overeenkomt met het exemplaar is aanwezig op de werkplek. Bewijs: fysieke of digitale handleiding bij het middel. Frequentie: bij ingebruikname en bij controle. - **Instructie aan gebruikers** — medewerkers zijn geïnstrueerd over risico's en afwijkende bediening van het specifieke exemplaar. Bewijs: instructieregistratie of toolboxverslag met namen. Frequentie: bij elke ingebruikname door een nieuwe gebruiker. - **Opvolging van afwijkingen** — geconstateerde afwijkingen zijn vastgelegd en aantoonbaar verholpen vóór inzet. Bewijs: actielijst met status en afmeldpunt. Frequentie: bij elke geconstateerde afwijking. - **Actualiteit RI&E en plan van aanpak** — de RI&E is bijgewerkt na ingebruikname van een nieuw extern middel. Bewijs: dateringen en revisiehistorie van de RI&E. Frequentie: bij elke wijziging in het machinepark. ## Veelvoorkomende knelpunten - Er is wel een huurcontract, maar de gebruiker controleert het middel bij ontvangst niet zelf op staat en werking, met het idee dat de verhuurder dit al heeft gedaan. - Onderhoudsdocumenten van tweedehands middelen worden niet structureel opgevraagd of niet beoordeeld voordat het middel wordt ingezet. - Leidinggevenden zijn niet getraind om afwijkingen bij geïmporteerde of gebruikte middelen te herkennen, waardoor gebreken pas na een incident aan het licht komen. - Geleende of kortdurend ingehuurde middelen van ketenpartners blijven buiten het overzicht van de RI&E, waardoor ze bij een toetsing ontbreken. - Instructies over de specifieke eigenaardigheden van een exemplaar worden mondeling gegeven maar niet vastgelegd, waardoor aantoonbaarheid ontbreekt. - Geconstateerde afwijkingen worden genoteerd maar niet opgevolgd, waardoor het middel toch in gebruik blijft zonder herstel. ## Hoe u het borgt De verantwoordelijkheid voor deze controle ligt bij de leidinggevende of preventiemedewerker die arbeidsmiddelen in beheer neemt, met periodieke steekproeven door de arbo- of veiligheidscoördinator. Neem de ingangscontrole en documentbeoordeling op als vast onderdeel van het inkoop-, huur- en leenproces, zodat een middel nooit ongecontroleerd de werkvloer op gaat. Neem nieuwe medewerkers, tijdelijke krachten en ingeleend personeel expliciet mee in de instructie over niet-nieuwe arbeidsmiddelen, en herhaal deze instructie bij elke wisseling van gebruiker of exemplaar. Evalueer minimaal jaarlijks of het overzicht van gebruikte, gehuurde, geleende en geïmporteerde middelen nog klopt en stuur bij waar documentatie ontbreekt of afspraken met leveranciers tekortschieten. Zo blijft de organisatie te allen tijde aantoonbaar in controle over de veiligheid van elk arbeidsmiddel, ongeacht de herkomst ervan.

Risico's

• Afwijkende of ontbrekende CE-conformiteit bij import van buiten de EU/EER — Bij import van arbeidsmiddelen van buiten de EU/EER is niet altijd zeker dat het middel een volledige Europese conformiteitsbeoordeling heeft doorlopen. CE-markering kan ontbreken, onterecht zijn aangebracht of niet overeenkomen met de werkelijke bouw van de machine. Hierdoor missen mogelijk essentiële veiligheidsvoorzieningen zoals noodstop, afscherming van bewegende delen of correcte elektrische beveiliging, en ontbreekt een betrouwbaar technisch dossier of verklaring van overeenstemming. Werknemers kunnen hierdoor onbewust werken met een machine die niet aan de Nederlandse en Europese veiligheidseisen voldoet, met verhoogd risico op letsel door mechanische, elektrische of andere gevaren die normaliter door CE-conformiteit worden afgedekt.
• Onbekende gebruiks- en onderhoudsgeschiedenis bij tweedehands arbeidsmiddelen — Tweedehands arbeidsmiddelen worden vaak ingezet zonder dat duidelijk is hoe intensief ze zijn gebruikt, welke reparaties zijn uitgevoerd of of eerdere keuringen zijn gedaan. Slijtage, verborgen schade of ondeskundig uitgevoerde aanpassingen kunnen de veiligheid ondermijnen zonder dat dit zichtbaar is. Ontbrekende documentatie maakt het lastig om vast te stellen of het middel nog voldoet aan de oorspronkelijke veiligheidseisen. Werkgevers die dergelijke middelen aanschaffen of overnemen, moeten dit gebrek aan historie compenseren met eigen inspectie en beoordeling voordat het middel wordt ingezet, om te voorkomen dat werknemers onbewust met een onveilig arbeidsmiddel werken.
• Onbekendheid van gebruikers met specifieke risico's van niet-nieuw arbeidsmiddel — Bij tweedehands, gehuurde, geleende of geïmporteerde arbeidsmiddelen ontbreekt vaak specifieke kennis over de eigenaardigheden, aanpassingen of restrisico's van dat exemplaar. Nieuwe gebruikers krijgen niet automatisch dezelfde instructie als bij nieuwe machines, terwijl bediening, veiligheidsvoorzieningen of bedrijfsmodi kunnen afwijken van wat de werknemer gewend is. Hierdoor kan een werknemer een handeling verrichten die bij dit specifieke middel onveilig is, zonder dat dit als risico wordt herkend. Dit speelt vooral wanneer meerdere varianten van eenzelfde machinetype naast elkaar worden gebruikt of wanneer originele documentatie ontbreekt.
• Onduidelijke verantwoordelijkheidsverdeling bij gehuurde en geleende arbeidsmiddelen — Bij gehuurde of geleende arbeidsmiddelen is vaak niet vastgelegd wie verantwoordelijk is voor keuring, onderhoud en veilig gebruik: de verhuurder/eigenaar of de werkgever die het middel inzet op de werkvloer. Zonder heldere afspraken kan onduidelijk blijven of het middel is gekeurd, of gebreken zijn hersteld en wie ingrijpt bij een storing of defect. Werknemers krijgen hierdoor mogelijk onvoldoende instructie over specifieke risico's van het geleende middel. Dit verhoogt de kans op onveilig gebruik, uitgestelde reparaties en onduidelijkheid bij incidenten, terwijl de wettelijke verantwoordelijkheid voor veilig gebruik op de werkvloer bij de inlenende werkgever blijft liggen.
• Ontbrekende of afwijkende Nederlandse gebruiksaanwijzing bij geïmporteerde arbeidsmiddelen — Bij import van arbeidsmiddelen van buiten Nederland ontbreekt regelmatig een Nederlandstalige gebruiksaanwijzing, of de vertaling wijkt af van de originele veiligheidsinstructies. Werknemers moeten de bedienings-, onderhouds- en noodprocedures kunnen begrijpen om het middel veilig te gebruiken. Zonder correcte Nederlandse documentatie kunnen bedieningsfouten, verkeerd gebruik van beveiligingen of het missen van waarschuwingen ontstaan. Dit speelt vooral bij machines uit landen buiten de EU/EER, maar ook bij EU-import kan de meegeleverde vertaling onvolledig of technisch onjuist zijn. De werkgever blijft verantwoordelijk voor doeltreffende voorlichting en onderricht, ongeacht de herkomst van het arbeidsmiddel.
• Onvoldoende inspectie voorafgaand aan ingebruikname van extern verkregen arbeidsmiddelen — Bij gebruikte, gehuurde, geleende of geïmporteerde arbeidsmiddelen ontbreekt vaak een grondige controle vóór de eerste inzet op de werkvloer. Omdat onderhoudsgeschiedenis, eerdere belasting of eventuele aanpassingen niet altijd bekend zijn, kunnen technische gebreken, ontbrekende beveiligingen of afwijkende instellingen onopgemerkt blijven. Wanneer een arbeidsmiddel zonder voorafgaande inspectie in gebruik wordt genomen, loopt de werkgever het risico dat werknemers werken met apparatuur die niet aantoonbaar veilig is. Dit speelt ongeacht eigendom: ook bij huur of lening blijft de gebruiker verantwoordelijk voor een veilige inzet op de arbeidsplaats.