Verhouding landelijke en decentrale regels

## Wat speelt hier Met de Omgevingswet zijn regels over milieu, bodem, water, geluid en ruimtelijke ordening verdeeld over meerdere bestuurslagen. Het Rijk stelt algemene regels vast die landelijk gelden, bijvoorbeeld voor activiteiten met een uniform risico. Daarnaast hebben gemeenten een omgevingsplan, waterschappen een waterschapsverordening en provincies een omgevingsverordening, die eigen aanvullende of afwijkende regels kunnen bevatten. Voor een bedrijf betekent dit dat dezelfde activiteit — bijvoorbeeld een lozing, een geluidproducerende installatie of een opslag van gevaarlijke stoffen — in de ene gemeente onder andere voorwaarden valt dan in de andere. Dit speelt concreet op de werkplek wanneer een organisatie vestigingen heeft in meerdere gemeenten of werkzaamheden verricht op locaties van opdrachtgevers, wanneer een bedrijf een lozing doet op oppervlaktewater (waterschapsverordening) naast een lozing op de riolering (landelijke regels), of wanneer bij verbouwing of uitbreiding gecontroleerd moet worden of het lokale omgevingsplan extra eisen stelt bovenop de landelijke basisregels. Ook de zogenoemde overgangsregels die bij invoering van de Omgevingswet tijdelijk in decentrale regelingen zijn opgenomen, zorgen voor verwarring: bedrijven denken vaak dat een oude landelijke regeling nog rechtstreeks geldt, terwijl deze inmiddels decentraal is belegd. Het risico dat de organisatie moet beheersen is dat zij onbewust regels overtreedt doordat zij uitgaat van verouderde of onvolledige informatie over welke regels op haar locatie en activiteit van toepassing zijn. Dat kan leiden tot onterechte lozingen, geluidoverschrijdingen, ontbrekende meldingen of vergunningen, met gezondheids- en omgevingsrisico's voor medewerkers en omwonenden als gevolg. ## Wat u moet doen - Breng in kaart welke activiteiten uw organisatie uitvoert die onder milieu-, bodem-, water- of geluidregels kunnen vallen. - Ga voor elke vestiging na welk bevoegd gezag (Rijk, provincie, gemeente, waterschap) van toepassing is en welke regels daar decentraal zijn vastgelegd. - Raadpleeg het omgevingsplan, de waterschapsverordening en de omgevingsverordening actief bij nieuwe activiteiten, verbouwingen of uitbreidingen. - Leg vast welke vergunningen, meldingen en maatwerkvoorschriften voor de organisatie gelden en waar deze te vinden zijn. - Wijs een verantwoordelijke functionaris aan die wijzigingen in landelijke en decentrale regelgeving volgt en intern doorgeeft. - Instrueer leidinggevenden en betrokken medewerkers over welke regels op hun locatie gelden en wat dit praktisch betekent voor hun werkzaamheden. - Controleer periodiek of de vastgelegde regelgeving nog actueel is en stel deze bij na wijzigingen van het bevoegd gezag. ## Toetsbare aspecten - **Overzicht bevoegd gezag** — per vestiging is vastgelegd welke gemeente, waterschap en provincie bevoegd gezag zijn. Bewijs: intern overzichtsdocument of register. Frequentie: jaarlijks of bij nieuwe vestiging. - **Vergunningen en meldingen** — geldige vergunningen en meldingen zijn aanwezig en actueel. Bewijs: vergunningdossier met geldigheidsdatum. Frequentie: jaarlijks gecontroleerd. - **Raadpleging decentrale regelgeving** — er is aantoonbaar gecheckt in het omgevingsplan, de waterschapsverordening en omgevingsverordening. Bewijs: raadplegingsverslag of notitie met datum. Frequentie: bij wijziging van activiteit of locatie. - **Verantwoordelijke functionaris** — een medewerker is aangewezen voor het volgen van wet- en regelgeving. Bewijs: functieomschrijving of taakverdeling. Frequentie: bij personeelswisseling geactualiseerd. - **Wijzigingssignalering** — wijzigingen in decentrale regels worden gevolgd en beoordeeld op impact. Bewijs: logboek van gesignaleerde wijzigingen met actie. Frequentie: doorlopend, minimaal ieder kwartaal. - **Instructie leidinggevenden** — leidinggevenden weten welke regels voor hun locatie gelden. Bewijs: instructieverslag of toolboxregistratie. Frequentie: jaarlijks of bij wijziging. - **Maatwerkvoorschriften** — afwijkende, locatiespecifieke voorschriften van het bevoegd gezag zijn vastgelegd en nageleefd. Bewijs: kopie van het maatwerkvoorschrift in het dossier. Frequentie: bij afgifte en bij audit. - **Actualiteitscheck bij verandering** — bij nieuwbouw, uitbreiding of nieuwe activiteit is vooraf getoetst aan actuele landelijke én decentrale regels. Bewijs: toetsingsformulier voorafgaand aan de wijziging. Frequentie: bij elke relevante wijziging. ## Veelvoorkomende knelpunten - Organisaties gaan uit van een landelijke regeling die inmiddels is overgenomen door de gemeente of het waterschap en niet meer op dezelfde manier geldt. - Er is geen actueel overzicht per vestiging van welk bevoegd gezag en welke decentrale regels van toepassing zijn. - Wijzigingen in het omgevingsplan of de waterschapsverordening worden niet gevolgd, waardoor verouderde voorschriften worden toegepast. - Leidinggevenden op locatie kennen de lokale regels niet en handelen op basis van een landelijke standaardaanpak. - Bij meerdere vestigingen in verschillende gemeenten wordt ten onrechte aangenomen dat overal dezelfde regels gelden. - Toetsing vooraf bij verbouwing of uitbreiding blijft achterwege, waardoor achteraf blijkt dat een melding of vergunning ontbrak. ## Hoe u het borgt De aangewezen functionaris bewaakt het overzicht van bevoegd gezag en toepasselijke regels, en toetst dit minimaal jaarlijks en bij elke relevante wijziging van activiteit, locatie of regelgeving. Nieuwe medewerkers en leidinggevenden worden bij indiensttreding geïnformeerd over de lokale regels die voor hun werkplek gelden, en aannemers of andere derden die op locatie werken krijgen dezelfde informatie voorafgaand aan hun werkzaamheden. Bijsturing vindt plaats zodra een wijziging in het omgevingsplan, de waterschapsverordening of de omgevingsverordening wordt gesignaleerd, door de gevolgen te beoordelen en waar nodig vergunningen, instructies of werkwijzen aan te passen. Zo blijft de organisatie op elk moment aantoonbaar op de hoogte van de regels die daadwerkelijk op haar locaties van toepassing zijn.

Risico's

• Certificaat gebruikt van een niet-aangewezen certificerende instelling — Een werkgever kan ten onrechte aannemen dat ieder afgegeven certificaat voldoende is om aan een certificatieplicht uit het Arbobesluit te voldoen. Voor de wettelijke certificatiestelsels is echter van belang dat de certificerende instelling voor het betreffende werkveld is aangewezen en aan de toepasselijke criteria voldoet. Die criteria betreffen onder meer rechtspersoonlijkheid, onafhankelijkheid en het voorkomen van belangen die een deskundig en onpartijdig oordeel kunnen aantasten. Het risico ontstaat vooral bij nieuwe leveranciers, buitenlandse documenten, gewijzigde handelsnamen, verlopen aanwijzingen of certificaten waarvan het werkveld en de reikwijdte niet duidelijk zijn. Inkoop, werkvoorbereiding, preventiemedewerkers, leidinggevenden en werknemers kunnen daardoor vertrouwen op een document dat binnen het toepasselijke wettelijke stelsel geen geldige basis biedt. Dan kan werk worden opgedragen aan personen, processen of systemen waarvan de vereiste beoordeling niet rechtsgeldig is uitgevoerd. Dit kan leiden tot onvoldoende beheerste werkzaamheden, stillegging, herstelkosten en onzekerheid over de veiligheid van werknemers en derden. De werkgever moet daarom vóór opdrachtverlening en inzet vaststellen welke certificatie-eis geldt, of de afgevende instelling voor precies dat werkveld is aangewezen en of het certificaat geldig, authentiek en passend bij de werkzaamheden is. Een certificaat mag niet uitsluitend op uiterlijk, naam of verklaring van de leverancier worden geaccepteerd.
• Defensie-uitzonderingen op landelijke arboregels onjuist toegepast — Voor arbeid door defensiepersoneel gelden de landelijke arboregels als uitgangspunt. Het Arbobesluit kent voor specifieke defensiesituaties een partiële uitzondering, onder meer rond oefeningen en bepaalde militaire vaartuigen, luchtvaartuigen, bemande wapensystemen en eenheden met gereedstelling. Het risico ontstaat wanneer de werkgever deze uitzondering ruimer toepast dan de concrete werkzaamheden en omstandigheden rechtvaardigen. Reguliere onderhouds-, logistieke, kantoor- of ondersteunende werkzaamheden kunnen daardoor ten onrechte buiten normale beschermingsmaatregelen worden geplaatst. Ook kan onduidelijk blijven welke onderdelen van de arboregelgeving voor een taak wel en niet gelden en wie die beoordeling heeft gemaakt. Hierdoor kunnen noodzakelijke bronmaatregelen, technische beveiligingen, toezicht en veilige werkinstructies ontbreken. Defensiepersoneel en eventuele andere werknemers die bij dezelfde werkzaamheden betrokken zijn, kunnen dan worden blootgesteld aan veiligheids- of gezondheidsrisico’s die volgens de toepasselijke regels beheerst hadden moeten worden. Een onjuiste kwalificatie kan bovendien leiden tot onvolledige besluitvorming, onvoldoende onderbouwing in de RI&E en verschillen tussen locaties of eenheden. Beoordeel daarom per activiteit, fase, arbeidsmiddel en betrokken groep of de partiële uitzondering daadwerkelijk van toepassing is. Leg de reikwijdte, motivering, geldigheidsduur en resterende beschermingsmaatregelen vooraf controleerbaar vast en herbeoordeel deze zodra de omstandigheden veranderen.
• Landelijke arboregels onjuist toegepast bij plaatsonafhankelijke arbeid — Bij plaatsonafhankelijke arbeid kan de werkgever ten onrechte aannemen dat alle landelijke arboregels onverkort gelden, of juist dat werken buiten de gewone arbeidsplaats buiten de arboregels valt. Daardoor worden werkzaamheden gestart zonder vooraf vast te stellen welke bepalingen op de werknemer, de activiteit en de feitelijke werkomgeving van toepassing zijn. Het risico neemt toe bij thuiswerk, werk op locaties van opdrachtgevers, mobiel werk en werkzaamheden die onder een bijzondere sector of doelgroep vallen. Het Arbobesluit bevat namelijk toepasselijkheidsregels en bijzondere beperkingen of uitzonderingen voor onder meer onderwijs, burgerlijke openbare dienst, politie en brandweer, staatsveiligheid, zeeschepen, luchtvaartuigen en justitiële inrichtingen. Een verkeerde juridische indeling kan ertoe leiden dat noodzakelijke veiligheidsmaatregelen, instructies, onderzoeken of afspraken ontbreken. Ook kan de organisatie onnodige of niet-passende maatregelen opleggen, waardoor verantwoordelijkheden onduidelijk worden en feitelijke arbeidsrisico’s buiten beeld blijven. Werknemers kunnen hierdoor worden blootgesteld aan onvoldoende beheerste fysieke, ergonomische of psychosociale arbeidsrisico’s. De werkgever moet daarom vóór de inzet bepalen wie het werk uitvoert, waar en onder welke omstandigheden dat gebeurt, welke bijzondere toepasselijkheidsregel relevant is en welke maatregelen vervolgens aantoonbaar nodig zijn. Deze beoordeling moet worden herhaald wanneer locatie, taak, doelgroep of gezagsverhouding verandert.
• Stoffenregels gemist bij plaatsonafhankelijke arbeid — Bij plaatsonafhankelijke arbeid kan de werkgever ten onrechte aannemen dat voor het gebruik van stoffen dezelfde mogelijkheden gelden als op een vaste, daarvoor ingerichte arbeidsplaats. Het risico ontstaat wanneer werknemers thuis, onderweg of op een wisselende locatie werkzaamheden uitvoeren met lijm, reinigingsmiddelen, verf, aerosolen of andere producten, zonder dat vooraf is vastgesteld welke arboregels voor de werknemer, de arbeidsvorm en de locatie gelden. De toepasselijkheidsbepalingen en uitzonderingen in hoofdstuk 1 van het Arbobesluit verschillen onder meer naar doelgroep, soort openbare dienst en bijzondere werkomgeving. Een verkeerde juridische indeling kan daardoor leiden tot een onjuiste stoffenbeoordeling of tot het overslaan van noodzakelijke beperkingen en beheersmaatregelen. Werknemers kunnen vervolgens stoffen inademen, inslikken of via huid en ogen opnemen, terwijl de werkplek niet beschikt over geschikte opslag, ventilatie, opvangvoorzieningen of toezicht. Ook huisgenoten, leerlingen, studenten of andere aanwezigen kunnen onbedoeld worden blootgesteld. Mogelijke gevolgen zijn irritatie, brandwonden, vergiftigingsverschijnselen, allergische reacties of verergering van luchtwegklachten. De werkgever moet daarom vóór de inzet vastleggen of werkelijk sprake is van plaatsonafhankelijke arbeid, op wie de regels van toepassing zijn en of het product en de werkwijze op die locatie kunnen worden toegestaan. Alleen een algemene thuiswerkinstructie of productetiket is daarvoor onvoldoende.
• Toepasselijkheid arboregels op buitenlandse zeeschepen verkeerd bepaald — Bij werkzaamheden op of aan een buitenlands zeeschip kan ten onrechte worden aangenomen dat de Nederlandse arboregels volledig gelden of juist geheel buiten toepassing blijven. Het Arbobesluit koppelt de toepasselijkheid onder meer aan het recht om de vlag van het Koninkrijk te voeren, de plaats waar het schip zich bevindt en de aard van de werkzaamheden. Voor bepaalde arbeid op een buitenlands zeeschip is de Arbeidsomstandighedenwet niet van toepassing in de in artikel 1.19 genoemde wateren. Deze uitsluiting geldt echter niet zonder meer voor werkzaamheden zoals aanbouw, verbouwing, herstelling, sloping of onderhoud. Een onjuiste kwalificatie kan ertoe leiden dat de werkgever geen passende RI&E, taakmaatregelen, instructies of toezicht organiseert, terwijl deze wel vereist zijn. Omgekeerd kan de organisatie verkeerde procedures opleggen en daarbij de werkelijk toepasselijke vlagstaat-, scheepvaart- of contractuele eisen missen. Dit raakt eigen werknemers, ingeleende arbeidskrachten, bemanningsleden en werknemers van aannemers die gelijktijdig aan boord werken. Door onduidelijkheid over verantwoordelijkheden kunnen gevaren van de feitelijke werkzaamheden onvoldoende worden beoordeeld en beheerst. De werkgever moet daarom vóór de opdracht vaststellen om welk schip, welke locatie en welke werkzaamheden het gaat en die beoordeling aantoonbaar aan de werkvoorbereiding koppelen.