Evenementen, tijdelijke activiteiten en verbouwingen

## Wat speelt hier Bij evenementen, tijdelijke activiteiten en verbouwingen verandert de werkplek voortdurend: er zijn andere vluchtroutes, andere aanwezigen, tijdelijke opstellingen en vaak bouwverkeer of publieksstromen die niet in de normale bedrijfssituatie voorkomen. De vaste bedrijfshulpverleningsorganisatie is ingericht op de reguliere situatie en dekt deze afwijkende omstandigheden meestal niet automatisch. Denk aan een festivaltent op het parkeerterrein, een verbouwing waarbij een deel van het pand is afgesloten, of een tijdelijke opslag van bouwmaterialen die een vluchtroute versmalt. Het risico is dat bij een incident — brand, ontruiming, een ongeval met bezoekers of aannemerspersoneel — niemand weet wie de leiding neemt, waar het verzamelpunt is, of hoe hulpdiensten het terrein bereiken. Vaste BHV'ers zijn mogelijk niet aanwezig tijdens avond- of weekendevenementen, en tijdelijke medewerkers, standhouders of onderaannemers kennen de vluchtroutes en het alarmnummer niet. Ook is een verbouwing vaak een periode met verhoogd brandrisico (heet werk, brandbare materialen, tijdelijke elektra) terwijl de reguliere brandmeldinstallatie of ontruimingsprocedure niet op die situatie is afgestemd. Kortom: de organisatie moet beheersen dat de noodorganisatie meebeweegt met elke tijdelijke wijziging van de werkplek, zodat hulpverlening, ontruiming en alarmering onder alle omstandigheden werken en niet alleen op papier bestaan voor de "normale" bedrijfsdag. ## Wat u moet doen - Beoordeel per evenement, tijdelijke activiteit of verbouwing vooraf welke risico's ontstaan en welke invloed dit heeft op vluchtroutes, nooduitgangen en bereikbaarheid voor hulpdiensten. - Pas waar mogelijk de bron van het risico aan: plan de activiteit zo dat vluchtroutes vrij blijven, brandbare materialen worden beperkt en heet werk gescheiden wordt uitgevoerd van kwetsbare zones. - Richt tijdelijke vluchtroutes, verzamelpunten en bewegwijzering opnieuw in wanneer de vaste situatie niet meer bruikbaar is, en zorg voor voldoende noodverlichting en signalering. - Stel voor elke tijdelijke situatie vast wie de BHV-taken uitvoert, inclusief voldoende bezetting tijdens afwijkende tijden zoals avonden, weekenden of buiten reguliere openingstijden. - Leg een aangepast ontruimingsplan en alarmeringsprocedure vast die specifiek is toegesneden op de tijdelijke situatie, en zorg dat dit vindbaar en actueel is. - Instrueer alle aanwezigen — eigen personeel, ingehuurde krachten, standhouders en aannemers — over vluchtroutes, verzamelpunt en alarmering vóór aanvang van de activiteit. - Controleer voorafgaand aan en tijdens de activiteit of vluchtroutes daadwerkelijk vrij zijn en of de noodorganisatie operationeel is, en stel dit bij zodra de situatie wijzigt. - Zet als laatste, waar nodig, extra persoonlijke maatregelen in, zoals portofoons voor toezichthouders of extra EHBO-middelen op locatie. ## Toetsbare aspecten - **Risico-inventarisatie tijdelijke situatie** — een beoordeling van de specifieke situatie moet aanwezig zijn voordat de activiteit start. Bewijs: gedateerd document of formulier per evenement/verbouwing. Frequentie: bij elke nieuwe activiteit. - **Aangepast ontruimingsplan** — er is een plan dat de tijdelijke vluchtroutes en verzamelpunt beschrijft, afwijkend van het standaardplan indien nodig. Bewijs: plan met datum, geldigheidsperiode en plattegrond. Frequentie: actueel bij elke wijziging van de situatie. - **BHV-bezetting tijdens de activiteit** — het is vastgelegd wie tijdens de activiteit BHV-taken uitvoert, ook buiten reguliere uren. Bewijs: bezettingsrooster of inzetplanning met namen en tijden. Frequentie: per evenement of dienst. - **Instructie van tijdelijk aanwezigen** — bezoekers, standhouders, aannemers en ingeleend personeel zijn geïnformeerd over vluchtroutes en alarmering. Bewijs: presentielijst instructie, toolboxverslag of ontvangstbevestiging. Frequentie: vóór aanvang van elke activiteit. - **Vrije en gemarkeerde vluchtroutes** — vluchtroutes en nooduitgangen zijn op de werkplek daadwerkelijk vrij van obstakels en herkenbaar gemarkeerd. Bewijs: schouwverslag of foto's van de looproute. Frequentie: dagelijks tijdens de activiteit. - **Bereikbaarheid voor hulpdiensten** — toegangswegen en opstelplaatsen voor hulpdiensten zijn vrijgehouden, ook bij tijdelijke afzettingen of bouwmaterialen. Bewijs: situatietekening met vastgelegde vrije zones. Frequentie: bij inrichting en bij wijziging van de opstelling. - **Alarmeringsmiddelen en communicatie** — er is een werkende manier om alarm te slaan en de noodorganisatie te bereiken, afgestemd op de tijdelijke situatie. Bewijs: testverslag van alarmering of communicatiemiddel. Frequentie: getest voorafgaand aan elke activiteit. - **Afstemming met externe partijen** — afspraken met organisatoren, aannemers of gemeente over BHV-verantwoordelijkheden zijn schriftelijk vastgelegd. Bewijs: contract, veiligheidsplan of e-mailbevestiging. Frequentie: bij elke samenwerking met derden. - **Evaluatie na afloop** — knelpunten uit de tijdelijke situatie zijn na afloop besproken en meegenomen naar een volgende activiteit. Bewijs: evaluatieverslag met actiepunten. Frequentie: na elke evenement of verbouwingsfase. ## Veelvoorkomende knelpunten - Het ontruimingsplan wordt niet aangepast aan de tijdelijke situatie, waardoor het op papier klopt maar in de praktijk niet aansluit op de werkelijke vluchtroutes. - Ingehuurd personeel, standhouders of onderaannemers vallen buiten de reguliere instructie en weten bij een ontruiming niet waar ze moeten zijn. - BHV'ers zijn alleen tijdens kantooruren aanwezig, terwijl het evenement of de bouwactiviteit ook 's avonds of in het weekend doorgaat. - Vluchtroutes worden tijdens de uitvoering alsnog geblokkeerd door materiaal, kramen of bouwmaterieel, zonder dat dit tussentijds wordt gecontroleerd. - Afspraken met de organisator of hoofdaannemer over wie verantwoordelijk is voor BHV blijven mondeling en zijn niet terug te vinden. - Na afloop van de activiteit wordt niet geëvalueerd, waardoor dezelfde knelpunten bij een volgend evenement of bouwfase terugkomen. ## Hoe u het borgt De verantwoordelijke voor veiligheid of de leidinggevende van de activiteit bewaakt voorafgaand aan elke evenement, tijdelijke activiteit of verbouwingsfase of de noodorganisatie is aangepast, en controleert dit tijdens de uitvoering minimaal dagelijks door een korte schouw van vluchtroutes en bezetting. Nieuwe medewerkers, tijdelijke krachten en derden worden standaard opgenomen in de instructie voordat zij toegang krijgen tot de locatie, en afwijkingen worden direct bijgestuurd door de route of bezetting aan te passen. Door voorafgaand plannen, instructie en schouwrondes vast te leggen en na elke activiteit kort te evalueren, blijft de noodorganisatie aantoonbaar op orde, ook wanneer de werkplek voortdurend van vorm verandert.

Risico's

• Hulpdiensten hebben onvoldoende toegang tot het tijdelijke werkgebied — Tijdens een evenement, tijdelijke activiteit of verbouwing kan de gebruikelijke toegang tot het terrein of gebouw veranderen. Bouwhekken, podia, containers, geparkeerde voertuigen, publieksstromen en afgesloten terreindelen kunnen de aanrijroute of toegang voor ambulance, brandweer en andere hulpverleners vertragen. Ook kunnen poorten gesloten zijn, doorgangen te smal worden of tijdelijke verkeersroutes niet aansluiten op de plaats van het incident. Dit raakt werknemers, aannemers, uitzendkrachten, bezoekers en hulpverleners. Bij een ongeval kan bovendien blijken dat een eerste-hulppost of slachtoffer niet met een brancard bereikbaar is. Vertraging ontstaat ook wanneer beveiligers, verkeersregelaars of tijdelijke medewerkers niet weten welke toegang moet worden vrijgemaakt en wie de hulpdiensten opvangt. Daardoor kan noodzakelijke eerste hulp later beginnen, kan een brand zich verder ontwikkelen en kan een ontruiming vastlopen. De werkgever moet daarom vóór ingebruikname van het tijdelijke werkgebied bepalen hoe hulpdiensten het terrein onder alle relevante omstandigheden bereiken. De route moet tijdens de gehele activiteit bruikbaar en herkenbaar blijven en aansluiten op de noodorganisatie. Verandert de inrichting of werkfase, dan moet de bereikbaarheid opnieuw worden gecontroleerd en zo nodig direct worden aangepast.
• Risico’s van evenementen en tijdelijke activiteiten niet vooraf beoordeeld — Een evenement, tijdelijke activiteit of verbouwing verandert de omstandigheden waarop de normale bedrijfshulpverlening en noodorganisatie zijn afgestemd. Aantallen en soorten aanwezigen, werktijden, werkzones, publieksstromen, brandgevaar en de bereikbaarheid van eerste hulp kunnen tijdelijk afwijken. Werknemers, uitzendkrachten, aannemers, standhouders, bezoekers, leerlingen of studenten kunnen daardoor bij een incident niet weten hoe zij alarm slaan, waar zij veilig verzamelen of wie de leiding heeft. Ook kunnen de gebruikelijke BHV’ers buiten reguliere werktijden afwezig zijn. Zonder voorafgaande beoordeling sluiten alarmering, ontruiming, eerste hulp en de inzet van hulpdiensten mogelijk niet aan op de feitelijke situatie. Een gewonde kan dan moeilijk bereikbaar zijn met een brancard, noodzakelijke eerste-hulpuitrusting kan te ver weg staan en tijdelijke medewerkers kunnen het alarmnummer of de instructies niet kennen. Een incident kan hierdoor later worden ontdekt en de eerste hulp of ontruiming kan vertraagd en ongecoördineerd verlopen. De werkgever moet daarom vóór aanvang de afwijkende omstandigheden beoordelen en de noodorganisatie daarop laten aansluiten. Bij wijzigingen tijdens de activiteit moet deze beoordeling opnieuw worden gecontroleerd en zo nodig direct worden aangepast.
• Tijdelijke opstellingen belemmeren nooduitgangen en hulpverlening — Tijdelijke podia, stands, tenten, bouwhekken, containers, kabelgoten of opgeslagen materialen kunnen nooduitgangen, vluchtroutes en de toegang tot eerste-hulpposten ongemerkt blokkeren of versmallen. Dit gevaar ontstaat vooral wanneer een ruimte anders wordt ingericht dan tijdens het normale gebruik, meerdere partijen gelijktijdig opbouwen of de opstelling tussentijds verandert. Werknemers, bezoekers, tijdelijke krachten, standhouders en aannemers kunnen bij brand, rookontwikkeling of een ongeval daardoor niet snel en veilig wegkomen. Ook kunnen BHV’ers een slachtoffer minder goed bereiken of verplaatsen en kan de aanvoer van een brancard worden belemmerd. De gevolgen worden ernstiger wanneer tijdelijke gebruikers de omgeving niet kennen, veel mensen aanwezig zijn of zichtbare routeaanduidingen door constructies worden afgedekt. Een op papier beschikbare nooduitgang biedt geen bescherming als de route ernaartoe in de praktijk niet bruikbaar is. De werkgever moet daarom al in het ontwerp van de tijdelijke inrichting vrije noodroutes als harde voorwaarde opnemen en deze vóór ingebruikname en tijdens de activiteit controleren. Arbobesluit artikel 3.25 vormt het wettelijke startpunt voor voldoende uitgeruste, zichtbare en met brancards bereikbare eerste-hulpposten wanneer de aard van het werk of de gevaren deze noodzakelijk maken. Tijdelijke wijzigingen mogen die bereikbaarheid en de feitelijke hulpverlening niet ondermijnen.
• Verbouwing wijzigt vluchtroutes zonder aangepaste noodmaatregelen — Tijdens een verbouwing kunnen bestaande gangen, trappen, deuren en nooduitgangen tijdelijk vervallen, versmallen of naar een andere plek leiden. Werknemers, bezoekers, aannemers en hulpverleners kunnen daardoor bij brand, rookontwikkeling of een ongeval uitgaan van routes die niet meer bruikbaar zijn. Het risico neemt toe wanneer tijdelijke wanden, bouwmaterialen, kabels, stofschotten of bouwverkeer de oriëntatie en doorgang beïnvloeden, terwijl plattegronden, vluchtrouteaanduiding, alarmering en BHV-instructies ongewijzigd blijven. Ook kan een eerste-hulppost of eerste-hulpuitrusting niet meer snel en met een brancard bereikbaar zijn. Bij een incident ontstaan dan vertraging, tegenstromen en onduidelijkheid over alternatieve uitgangen, verzamelplaatsen en de plaats waar hulp nodig is. Dit kan leiden tot rookinademing, letsel tijdens de ontruiming en vertraagde eerste hulp. Vooral personen die het gebouw niet goed kennen, minder mobiel zijn of buiten reguliere werktijden aanwezig zijn, zijn kwetsbaar. De werkgever moet daarom vóór iedere verbouwingsfase vaststellen wat er aan de noodsituatie verandert en de noodmaatregelen daarop aanpassen. Een verbouwingsfase mag niet beginnen of doorgaan wanneer geen bruikbare vluchtroute, werkende alarmering, bereikbare eerste hulp of passende noodorganisatie beschikbaar is.