BHV-afspraken bij werken op locatie van derden / projecten

## Wat speelt hier Zodra medewerkers buiten de eigen vestiging werken – op een bouwplaats, bij een klant, in een distributiecentrum van een opdrachtgever of op een tijdelijke projectlocatie – valt de vertrouwde BHV-organisatie weg. De eigen bedrijfshulpverleners, vluchtroutes, verzamelplaats en alarmeringsprocedure van de thuisbasis gelden daar niet. Toch blijft de eigen organisatie verantwoordelijk voor de veiligheid van haar medewerkers, ook als zij tijdelijk onder het dak van een ander werken. In de praktijk gaat dit vaak mis bij kortdurende klussen, servicebezoeken, projectteams die weken op een externe locatie zitten, of onderaannemers die meelopen in het werk van een hoofdaannemer. Niemand heeft dan vooraf afgesproken wie de BHV-taak op zich neemt, waar het verzamelpunt is, hoe een ongeval of brand gemeld moet worden, en wie de eigen mensen bij een ontruiming moet tellen. Het risico is dat bij een calamiteit niemand weet dat er externe medewerkers aanwezig zijn, dat zij de vluchtroute niet kennen, of dat hulpverlening te laat op gang komt omdat onduidelijk is wie waarvoor verantwoordelijk is. Dit speelt zowel bij eenmalige bezoeken als bij langlopende projecten. Bij een eenmalig bezoek is een korte instructie vaak voldoende, maar bij een project van weken of maanden moet de BHV-organisatie structureel geregeld zijn, inclusief afstemming met de BHV van de locatie-eigenaar. ## Wat u moet doen - **Breng vooraf in kaart** op welke locaties medewerkers structureel of incidenteel bij derden werken en wat het karakter van dat werk is. - **Maak afspraken met de opdrachtgever of locatie-eigenaar** over wie de BHV-organisatie op de locatie voert, welke voorzieningen aanwezig zijn en hoe alarmering verloopt, vóórdat het werk start. - **Leg deze afspraken schriftelijk vast**, bijvoorbeeld in het contract, de werkinstructie of een projectdossier, inclusief contactgegevens van de lokale BHV en de locatiespecifieke procedure. - **Zorg dat medewerkers bij aankomst worden geïnstrueerd** over vluchtroutes, verzamelplaats, alarmeringsmiddelen en meldprocedure van de locatie waar zij werken. - **Wijs voor projectteams een aanspreekpunt aan** dat verantwoordelijk is voor het navragen en doorgeven van de BHV-afspraken en dat weet wie er op enig moment aanwezig is. - **Regel een presentie- of aanwezigheidsregistratie** zodat bij een ontruiming duidelijk is wie van de eigen organisatie op de locatie aanwezig was. - **Instrueer leidinggevenden en projectleiders** over hun rol bij het afstemmen van BHV-afspraken voorafgaand aan elk nieuw project of elke nieuwe locatie. - **Controleer periodiek** of de gemaakte afspraken nog actueel zijn, zeker bij wisselende locaties of langdurige projecten met personeelswisselingen. ## Toetsbare aspecten - **Locatie-inventarisatie** — er is een actueel overzicht van locaties van derden waar medewerkers werken. Bewijs: overzicht of planning van projectlocaties. Frequentie: bij elk nieuw project en jaarlijks bijgewerkt. - **Schriftelijke BHV-afspraken per locatie** — voor elke langduriger locatie is vastgelegd wie de BHV-taak uitvoert en hoe alarmering verloopt. Bewijs: contract, werkinstructie of projectdossier met BHV-paragraaf. Frequentie: bij start van elk project. - **Instructie bij aankomst** — medewerkers ontvangen bij binnenkomst op een externe locatie informatie over vluchtroutes en verzamelplaats. Bewijs: instructieformulier, inductieregistratie of toolboxverslag. Frequentie: bij elke nieuwe locatie of elk nieuw project. - **Aanspreekpunt per project** — er is een vastgelegde verantwoordelijke die de BHV-afstemming met de opdrachtgever heeft geregeld. Bewijs: naam en functie vermeld in projectdocumentatie. Frequentie: bij projectstart, actueel gedurende looptijd. - **Aanwezigheidsregistratie** — er is een actuele registratie van wie op een gegeven moment op de externe locatie aanwezig is. Bewijs: presentielijst, toegangslog of digitale planning. Frequentie: dagelijks bijgehouden tijdens projectduur. - **Contactgegevens lokale BHV/hulpdiensten** — medewerkers en projectleiding beschikken over de juiste contactgegevens van de BHV of receptie van de locatie. Bewijs: kaart, instructiekaart of vermelding in werkopdracht. Frequentie: bij start van het werk gecontroleerd. - **Afstemming bij onderaanneming** — bij inzet van onderaannemers of ingeleend personeel zijn dezelfde BHV-afspraken doorgegeven. Bewijs: instructieverslag of aantekening in inleen- of inhuurdossier. Frequentie: bij elke inzet van derden. - **Terugkoppeling en evaluatie** — na afloop van een project of bij een incident wordt nagegaan of de BHV-afspraken toereikend waren. Bewijs: evaluatieverslag of projectafsluiting met BHV-paragraaf. Frequentie: bij projectafsluiting en na elk incident. ## Veelvoorkomende knelpunten - Op papier staat een BHV-paragraaf in het contract, maar op de werkvloer weet niemand ervan of is de afspraak nooit doorgesproken met de medewerkers zelf. - Er is geen registratie van wie op een bepaald moment op de externe locatie aanwezig is, waardoor tellen bij een ontruiming niet mogelijk is. - Leidinggevenden en projectleiders zijn niet getraind in het navragen van BHV-afspraken en zien dit niet als hun taak bij de start van een project. - Ingeleend personeel of onderaannemers vallen buiten beeld: zij ontvangen geen instructie en staan niet op een aanwezigheidslijst. - Bij kortdurende klussen wordt de BHV-instructie overgeslagen omdat het bezoek "toch maar kort" duurt, terwijl ook dan een calamiteit kan optreden. - Gemaakte afspraken worden niet geëvalueerd of bijgesteld, waardoor verouderde contactgegevens of gewijzigde vluchtroutes onopgemerkt blijven. ## Hoe u het borgt De verantwoordelijkheid voor het maken en actueel houden van BHV-afspraken bij werken op locatie van derden ligt bij de leidinggevende of projectleider die het werk aanstuurt, met ondersteuning vanuit de BHV-coördinator van de eigen organisatie. Bij elke nieuwe opdracht of elk nieuw project wordt standaard nagegaan of de locatie-eigenaar BHV-voorzieningen heeft en hoe deze aansluiten op de eigen medewerkers. Nieuwe medewerkers en tijdelijke krachten worden bij indiensttreding gewezen op het belang van het navragen van lokale BHV-informatie, en onderaannemers worden hier expliciet over geïnstrueerd voordat zij aan het werk gaan. Periodieke evaluatie, bijvoorbeeld bij projectafsluiting of na een incident, zorgt dat de afspraken worden bijgesteld waar nodig, zodat de organisatie ook buiten de eigen deur aantoonbaar grip houdt op de veiligheid van haar mensen.

Risico's

• Alarmeringsprocedure op de externe locatie is onbekend — Medewerkers die bij een klant, opdrachtgever, hoofdaannemer of op een tijdelijke projectlocatie werken, kunnen te maken krijgen met een alarmeringsprocedure die afwijkt van die op de eigen vestiging. Zij weten mogelijk niet welk intern alarmnummer geldt, hoe zij brand, een ongeval of een andere noodsituatie moeten melden, welke informatie zij moeten doorgeven of hoe zij de aanwezige BHV-organisatie bereiken. Dit risico speelt bij korte servicebezoeken en eenmalige klussen, maar ook bij projectteams en onderaannemers die langere tijd op dezelfde locatie werken. Onbekendheid kan ontstaan doordat vooraf geen locatie-informatie is opgevraagd, afspraken niet schriftelijk zijn vastgelegd, wijzigingen niet zijn doorgegeven of de instructie alleen aan één contactpersoon is verstrekt. Bij een incident kan daardoor kostbare tijd verloren gaan, kan een melding bij de verkeerde persoon terechtkomen of kan onduidelijk blijven waar hulp nodig is. Dit vergroot de kans dat eerste hulp, ontruiming of professionele hulpverlening later op gang komt en dat letsel verergert. De werkgever moet daarom vóór aanvang van het werk vaststellen hoe de lokale alarmering functioneert, deze informatie toegankelijk maken en controleren of iedere ingezette medewerker de procedure begrijpt. Op locaties met eerste-hulpposten moet het alarmnummer duidelijk zichtbaar zijn aangebracht.
• BHV-verantwoordelijkheden op projectlocaties zijn onduidelijk — Medewerkers die bij een klant, opdrachtgever, hoofdaannemer of andere derde werken, kunnen niet zonder meer terugvallen op de BHV-organisatie van hun eigen vestiging. Als vooraf niet is bepaald wie op de projectlocatie alarmeert, eerste hulp organiseert, de ontruiming begeleidt en aanwezigen controleert, kunnen noodzakelijke handelingen tijdens een incident blijven liggen of dubbel worden uitgevoerd. Dit risico betreft eigen medewerkers, tijdelijke projectleden, service- en onderhoudsmedewerkers en leidinggevenden die incidenteel of langdurig op een externe locatie verblijven. Het wordt groter wanneer meerdere werkgevers tegelijk aanwezig zijn, werkzaamheden en bezetting wisselen of de locatie tijdens het project verandert. Ook kan onduidelijk zijn welke eerste-hulpposten en hulpmiddelen beschikbaar zijn en welk alarmnummer moet worden gebruikt. Daardoor kan eerste hulp later beginnen, kan een medewerker bij een ontruiming niet worden gemist en kan verwarring ontstaan tussen de eigen organisatie en de locatiebeheerder. Voor een kort bezoek kan een aantoonbare locatie-instructie volstaan. Bij projecten die langer duren of regelmatig terugkeren, zijn schriftelijke afspraken, vaste contactpersonen en periodieke controle nodig. De werkgever moet daarom vóór de inzet nagaan hoe de noodorganisatie ter plaatse is ingericht en vastleggen hoe de eigen medewerkers daarin zijn opgenomen.
• Externe medewerkers zijn niet bekend bij de BHV-organisatie ter plaatse — Medewerkers die bij een klant, opdrachtgever, hoofdaannemer of op een tijdelijke projectlocatie werken, maken daar deel uit van een andere noodorganisatie dan op de eigen vestiging. Als hun aanwezigheid niet bekend is bij de BHV-organisatie ter plaatse, kunnen zij bij brand, een ongeval of een ontruiming buiten beeld blijven. De BHV kan dan niet gericht waarschuwen, hulp verlenen of controleren of deze medewerkers de locatie veilig hebben verlaten. Dit risico speelt bij eigen medewerkers, uitzendkrachten, stagiairs en andere personen die onder verantwoordelijkheid van de werkgever werkzaamheden bij derden uitvoeren. Het wordt groter bij kortdurende bezoeken, wisselende projectbezetting, werk buiten reguliere tijden, afgelegen werkzones en locaties met meerdere werkgevers. Ook taalverschillen of veranderingen in planning en personeelsinzet kunnen ertoe leiden dat aanwezigheidsgegevens niet kloppen. Zonder voorafgaande aanmelding en afstemming kan bovendien onduidelijk zijn wie een vermiste of gewonde medewerker meldt en wie contact opneemt met de eigen werkgever. Daardoor kan hulpverlening vertragen en kunnen medewerkers tijdens een incident niet tijdig worden gelokaliseerd. De werkgever moet daarom vóór aanvang van het werk regelen dat de externe medewerkers bij de noodorganisatie ter plaatse bekend zijn en dat wijzigingen tijdens het werk worden verwerkt.
• Vluchtroute en verzamelplaats op de externe locatie zijn onbekend — Medewerkers die bij een klant, opdrachtgever, hoofdaannemer of andere derde werken, kunnen bij brand, rookontwikkeling, een ongeval of een ontruimingsalarm niet vanzelf terugvallen op de noodorganisatie van hun eigen vestiging. Als zij niet weten welke vluchtroute zij moeten volgen en waar de verzamelplaats ligt, kunnen zij kostbare tijd verliezen, een ongeschikte uitgang kiezen of teruglopen om collega’s te zoeken. Dit risico speelt bij eenmalige bezoeken, servicewerk, tijdelijke klussen en langdurige projecten. Het neemt toe in grote of onoverzichtelijke gebouwen, op veranderende bouwplaatsen, bij afgesloten doorgangen, ploegwisselingen en werkzaamheden buiten reguliere openingstijden. Ook nieuwe medewerkers, uitzendkrachten, leerlingen en medewerkers die de voertaal onvoldoende beheersen, kunnen hierdoor extra kwetsbaar zijn. Zonder voorafgaande afstemming weet de BHV-organisatie van de externe locatie mogelijk niet hoeveel externe medewerkers aanwezig zijn en of iedereen de verzamelplaats heeft bereikt. Daardoor kan onnodig naar personen worden gezocht of kan een vermissing te laat worden vastgesteld. De eigen werkgever moet daarom vóór de inzet nagaan welke vluchtvoorzieningen en noodafspraken gelden, deze met de locatieverantwoordelijke afstemmen en zorgen dat medewerkers de actuele route en verzamelplaats daadwerkelijk kennen.