Nadere voorschriften – Aanvullende registratie

## Wat speelt hier Op locaties waar gevaarlijke stoffen worden opgeslagen of gebruikt, ontstaat al snel een gat tussen wat er daadwerkelijk aanwezig is en wat er op papier staat. Denk aan een magazijn met vaten oplosmiddel en reinigingsmiddelen, een werkplaats met spuitbussen en verf, of een technische ruimte met kleine hoeveelheden brandbare vloeistoffen die "even" naast de opslagkast staan omdat ze dagelijks nodig zijn. Zonder een actueel en kloppend overzicht weet niemand precies welke stoffen, in welke hoeveelheid en met welke ADR-klasse, ergens in het pand aanwezig zijn. Dat is een risico op meerdere fronten. Bij een calamiteit moet hulpverlenend personeel direct kunnen zien met welke stoffen zij te maken hebben. Bij dagelijks gebruik moet duidelijk zijn welke hoeveelheid als werkvoorraad buiten de eigenlijke opslagvoorziening mag staan, en welke niet. En bij onderhoud van veiligheidsvoorzieningen — blusmiddelen, brandbeveiligingssystemen — moet aantoonbaar zijn dat controles daadwerkelijk hebben plaatsgevonden. Ontbreekt die registratie, dan is niet alleen de administratie op orde onduidelijk, maar ook de feitelijke veiligheid van medewerkers en hulpdiensten. ## Wat u moet doen - Inventariseer welke gevaarlijke stoffen op de locatie aanwezig zijn, inclusief ADR-klasse en hoeveelheid, en breng de opslag terug tot wat werkelijk nodig is. - Richt een aparte, daarvoor bestemde opslagvoorziening in voor stoffen die niet tot de werkvoorraad behoren. - Bepaal per stof of proces of een werkvoorraad noodzakelijk is en leg die onderbouwing schriftelijk vast. - Stel een ingangscontroleprocedure op voor de ontvangst van gevaarlijke stoffen, zodat afwijkingen direct worden opgemerkt. - Zorg voor een actueel stoffenregister gekoppeld aan de bijbehorende veiligheidsinformatiebladen. - Leg onderhoud van blusmiddelen en brandbeveiligingsvoorzieningen vast in een onderhoudsregister. - Instrueer leidinggevenden en medewerkers over de registratieplicht, de werkvoorraadgrenzen en hun eigen rol daarin. - Controleer periodiek of de registratie overeenkomt met de feitelijke situatie op de werkvloer. ## Toetsbare aspecten - **Stoffenregister** — actuele lijst van aanwezige gevaarlijke stoffen met ADR-klasse en hoeveelheid. Bewijs: register of voorraadlijst, gekoppeld aan veiligheidsinformatiebladen. Frequentie: bij elke mutatie, minimaal jaarlijks gecontroleerd. - **Werkvoorraad-motivering** — schriftelijke onderbouwing waarom een hoeveelheid buiten de opslagvoorziening noodzakelijk is. Bewijs: vastgelegde motivering per locatie of proces. Frequentie: bij wijziging van assortiment of werkwijze. - **Ingangscontroleprocedure** — vastgelegde werkwijze voor controle bij ontvangst van gevaarlijke stoffen. Bewijs: procedurebeschrijving en ingevulde controleformulieren. Frequentie: bij elke levering. - **Onderhoudsregistratie blusmiddelen** — bewijs van periodieke controle van draagbare blustoestellen. Bewijs: onderhoudslabel en onderhoudsregister. Frequentie: jaarlijks. - **Periodieke inspectie brandbeveiligingssysteem** — uitgangspuntendocument en inspectierapport aanwezig en actueel. Bewijs: document en inspectiecertificaat. Frequentie: meerjarig, volgens vastgesteld schema. - **Koppeling veiligheidsinformatiebladen** — actueel blad per opgeslagen stof beschikbaar en vindbaar. Bewijs: fysieke of digitale VIB-verzameling. Frequentie: bij ontvangst nieuwe stof, jaarlijkse actualisatie. - **Scheiding en aanduiding opslag** — opslaglocatie herkenbaar en gemarkeerd conform stofgroep. Bewijs: waarneming op de werkplek en plattegrond van de opslag. Frequentie: doorlopend, periodiek gecontroleerd. - **Instructie medewerkers** — betrokken medewerkers zijn geïnstrueerd over registratie en werkvoorraadgrenzen. Bewijs: instructieverslag met namen en datum. Frequentie: bij indiensttreding en periodiek herhaald. - **Opvolging afwijkingen** — verschillen tussen register en praktijk worden vastgelegd en afgehandeld. Bewijs: actielijst met status en afhandeldatum. Frequentie: bij elke controle. ## Veelvoorkomende knelpunten - Het register bestaat op papier, maar komt niet overeen met de werkelijke voorraad op de werkvloer. - Werkvoorraad wordt niet onderbouwd, waardoor in feite sprake is van reguliere opslag zonder de bijbehorende voorzieningen. - Ingangscontrole gebeurt informeel, zonder dat dit ergens wordt vastgelegd. - Leidinggevenden zijn onvoldoende getraind om afwijkingen tussen registratie en praktijk te herkennen. - Ingeleend personeel en onderaannemers brengen eigen gevaarlijke stoffen mee die buiten het register blijven. - Onderhoud van blusmiddelen wordt uitbesteed, maar het bewijs daarvan wordt niet gearchiveerd of opgevolgd. ## Hoe u het borgt De coördinator gevaarlijke stoffen of preventiemedewerker bewaakt dat het register actueel blijft en dat afwijkingen worden opgevolgd, met een periodieke controle die aansluit op de leveringsfrequentie en minimaal jaarlijks een volledige toets van register tegen praktijk omvat. Nieuwe medewerkers en derden worden bij aanvang van hun werkzaamheden meegenomen in de instructie over registratie en werkvoorraad, zodat ook zij weten wat wel en niet buiten de opslagvoorziening mag staan. Zo blijft de registratie een levend instrument dat de feitelijke situatie op de werkvloer weerspiegelt in plaats van een formaliteit die los staat van de praktijk.

Risico's

• Aantal werknemers per H361- of H362-stof is niet geregistreerd — Op arbeidsplaatsen waar stoffen met gevarenaanduiding H361, H361f, H361d, H361fd of H362 voorkomen, moet de RI&E een aanvullende registratie bevatten. Wanneer daarin niet per stof is vastgelegd hoeveel werknemers ermee werken of eraan kunnen worden blootgesteld, ontbreekt essentieel inzicht in de omvang van de betrokken groep. Dit raakt werknemers die de stof vervaardigen, verwerken, gebruiken, reinigen, onderhouden, intern vervoeren of bij storingen en incidenten aanwezig kunnen zijn. Ook werknemers die niet rechtstreeks met de stof werken, kunnen relevant zijn wanneer zij door hun werkzaamheden in het blootstellingsgebied komen. Zonder betrouwbare aantallen kan de werkgever niet goed bepalen welke processen prioriteit hebben, hoeveel werknemers voorlichting of toezicht nodig hebben en of vervanging of afscherming voldoende effect heeft. Veranderingen in bezetting, productie, werkmethoden en tijdelijke inzet kunnen bovendien ongemerkt buiten beeld blijven. Daardoor bestaat het risico dat werknemers met mogelijke gevolgen voor vruchtbaarheid, ongeboren kinderen of via borstvoeding niet als betrokken groep worden herkend. Het ontbreken van deze registratie bewijst niet dat blootstelling plaatsvindt, maar maakt de beoordeling en beheersing daarvan aantoonbaar onvolledig. Leg daarom per H361- of H362-stof vast hoeveel werknemers potentieel betrokken zijn en houd deze gegevens gekoppeld aan de actuele RI&E.
• Aanvullende registratie van H361- en H362-stoffen is niet actueel — Op arbeidsplaatsen waar stoffen met de gevarenaanduidingen H361, H361f, H361d, H361fd of H362 voorkomen, moet de aanvullende registratie in de risico-inventarisatie en -evaluatie aansluiten op de actuele werksituatie. Het risico ontstaat wanneer wijzigingen in producten, samenstelling, gebruik, jaarhoeveelheden, werkzaamheden of betrokken werknemers niet tijdig worden verwerkt. Daardoor kan de werkgever uitgaan van verouderde gegevens bij het beoordelen van blootstelling en het kiezen van maatregelen. Ook kunnen werknemers die inmiddels met deze stoffen werken buiten beeld blijven, terwijl gestopte toepassingen ten onrechte nog worden meegerekend. Een niet-actuele registratie raakt vooral werknemers die de stoffen vervaardigen, gebruiken, verwerken, overgieten, reinigen of opruimen. Ook onderhoudsmedewerkers en anderen die bij storingen of incidentele werkzaamheden in aanraking kunnen komen, kunnen onvoldoende worden meegenomen. H361-stoffen worden in verband gebracht met een vermoeden van schadelijke effecten op de vruchtbaarheid of het ongeboren kind. H362-stoffen kunnen schadelijk zijn via de borstvoeding. Wanneer veranderingen niet worden bijgehouden, kan de beoordeling van reproductierisico’s en blootgestelde groepen onvolledig zijn. De werkgever kan dan noodzakelijke vervanging, technische beheersing, werkafspraken of bijzondere bescherming te laat inzetten. Actualiseer de aanvullende registratie daarom bij iedere relevante wijziging en controleer periodiek of deze nog overeenkomt met inkoop, voorraad, processen en feitelijk gebruik.
• H361- en H362-stoffen ontbreken in de aanvullende registratie — Op arbeidsplaatsen waar stoffen met de gevarenaanduidingen H361, H361f, H361d, H361fd of H362 voorkomen, moeten deze stoffen herkenbaar zijn opgenomen in de aanvullende registratie van de RI&E. Ontbreekt een stof, dan geeft de RI&E geen volledig beeld van de mogelijke risico’s voor de voortplanting, het ongeboren kind of kinderen die borstvoeding krijgen. Dit kan voorkomen wanneer nieuwe producten zonder beoordeling worden ingekocht, veiligheidsinformatiebladen niet worden gecontroleerd, producten onder een handelsnaam worden geregistreerd of wijzigingen in samenstelling en indeling niet worden verwerkt. Hierdoor kunnen werknemers, preventiemedewerkers, arbodeskundigen en leidinggevenden ten onrechte aannemen dat aanvullende beoordeling en beheersing niet nodig zijn. Vooral werknemers met een kinderwens, zwangere werknemers en werknemers die borstvoeding geven kunnen hierdoor onvoldoende worden beschermd. Ook jeugdige werknemers of werknemers die plaatsonafhankelijk werken kunnen buiten beeld raken wanneer niet duidelijk is welke stoffen zij gebruiken. Het ontbreken van een stof belemmert bovendien de beoordeling van blootstelling, substitutie en passende technische en organisatorische maatregelen. De werkgever moet daarom systematisch vaststellen welke aanwezige of gebruikte producten onder deze H-zinnen vallen en iedere toepasselijke stof in de aanvullende registratie opnemen. Deze registratie moet aansluiten op de feitelijke werkzaamheden en het actuele veiligheidsinformatieblad.
• Jaarhoeveelheden van H361- en H362-stoffen zijn niet geregistreerd — Op arbeidsplaatsen waar stoffen met de gevarenaanduidingen H361, H361f, H361d, H361fd of H362 voorkomen, moet de RI&E per stof aanvullende gegevens bevatten. Daaronder valt de hoeveelheid die gewoonlijk per jaar wordt vervaardigd of gebruikt. Als deze jaarhoeveelheden ontbreken, kan de werkgever niet goed beoordelen op welke schaal werknemers met mogelijk reprotoxische stoffen werken en of de gekozen beheersmaatregelen daarbij passen. Dit raakt werknemers die de stoffen ontvangen, opslaan, doseren, verwerken, reinigen of als afval afvoeren. Ook leidinggevenden, preventiemedewerkers en arbodeskundigen missen dan essentiële informatie voor de beoordeling en beheersing van de blootstelling. Kleine verpakkingen, wisselende handelsnamen, incidentele inkopen, proefproducties en decentrale voorraden vergroten de kans dat verbruik buiten beeld blijft. Een voorraadopname op één moment is niet voldoende, omdat daarmee de totale hoeveelheid over een jaar niet betrouwbaar wordt vastgesteld. Zonder registratie kunnen trends, proceswijzigingen en onverwachte toenames in gebruik onopgemerkt blijven. Daardoor bestaat het risico dat blootstelling structureel wordt onderschat en maatregelen, voorlichting of toezicht onvoldoende worden ingericht. De werkgever moet daarom per relevante stof een controleerbare jaarhoeveelheid vaststellen, deze in de aanvullende RI&E-registratie opnemen en de gegevens periodiek actualiseren.
• Vorm van de arbeid met H361- en H362-stoffen is niet vastgelegd — Wanneer op de arbeidsplaats stoffen met de gevarenaanduidingen H361, H361f, H361d, H361fd of H362 voorkomen, moet de aanvullende registratie in de RI&E inzicht geven in de vorm van de arbeid die met deze stoffen wordt verricht. Ontbreekt deze informatie, dan is niet duidelijk bij welke taken en processen werknemers de stoffen gebruiken, verwerken, overgieten, mengen, reinigen of op een andere manier kunnen vrijmaken. Daardoor kan de werkgever niet goed bepalen waar blootstelling kan ontstaan, welke werknemers betrokken zijn en welke maatregelen bij de feitelijke werkwijze passen. Dit is vooral relevant voor werknemers met een kinderwens, zwangere werknemers, werknemers die borstvoeding geven en andere werknemers die rechtstreeks of indirect aan de stof kunnen worden blootgesteld. Een algemene vermelding in een stoffenregister is niet voldoende als de koppeling met werkzaamheden, processtappen en afwijkende situaties ontbreekt. Ook onderhoud, storingen, schoonmaak en incidentele handelingen kunnen buiten beeld blijven. Hierdoor kunnen werkzaamheden doorgaan zonder passende bronmaatregelen, technische voorzieningen, werkafspraken of toezicht. De werkgever moet daarom per betrokken stof concreet en actueel vastleggen welke arbeid ermee wordt verricht en deze informatie gebruiken bij de beoordeling en beheersing van de blootstelling.